AI活用ワークショップで、現場から37個のアイデアが出た日──実施レポート

AI推進が停滞してしまう企業の多くは、推進する意志がないわけではありません。「何から手をつけるべきか」を決める場が社内にないだけです。私たちがワークショップを最初の足がかりとして提案しているのは、まさにこのボトルネックを解消するためです。

本記事は、社員食堂やケータリング事業を手がけるフードサービス企業様で実施した、約2.5時間のワークショップのレポートです。当日の進行スケジュール、投影資料の内容、現場から出たアイデア、提出した最終報告書の示唆にいたるまで、実際の記録に基づいてお伝えします。

背景：AI推進担当が、まだ社内にいなかった

クライアント企業様は、社員食堂やキャラクターカフェの企画・運営、各種ケータリングを手がけるフードサービス企業です。すでにシフト作成をAIで自動化するプロジェクトは動いていましたが、それはあくまで「個別業務の自動化」であり、「会社全体としてAIをどう活用していくか」という方針は未着手の状態でした。専任のAI推進担当もまだ置かれていません。

この状況で単に「AI活用を進めましょう」と号令をかけても、現場は動きません。いま必要なのは、現場のリーダーたちが日々の業務を持ち寄り、その場で具体的な使い道を見出す体験です。そこで、社内リーダー7名を対象とした約2.5時間のワークショップを設計しました。

当日の構成：インプット70分、アイデアレーション65分

インプットに70分、アウトプットに65分。全体のバランスはほぼ半々です。

インプットで何を見せたか

ここが準備において最も労力を要するパートです。一般的な「AIの可能性」といった抽象論では、現場のメンバーは自分ごととして捉えられません。その業界でいま実際に何が起きているのかを、一次情報に基づいて持ち込みます。

軸4：ツールは「自社の環境」に合わせて絞る。このお客様はGoogle Workspace環境だったので、Geminiを中心に紹介しました。網羅的なツール比較はしません。明日から自社で使えるものだけに絞ります。紹介したのは、社内資料をアップロードして要約・Q&Aを生成するツール、テキスト指示で画像を作成・編集できる機能、Workspaceアプリをつないで業務を自動化するノーコードツールなど。あわせて、PC内のファイルに直接アクセスして実際に作業を行うタイプのツールも、非エンジニアの業務に広がっている例として紹介しています。

アイデアレーション：付箋から2軸マトリクスへ

第2部は、参加者が手を動かす時間です。まず付箋を配り、1付箋1業務で自分の業務を思いつく限り書き出してもらいます（10分）。大きな業務だけでなく、日常の細かいタスクも含めるのがポイントです。

次に、参加者を2グループに分け、各グループに模造紙とマーカーを渡します。実現可能性（縦軸）× 業務インパクト（横軸）のマトリクスを描き、付箋を配置していきます（25分）。ここで私たちは各グループを巡回し、その場でフィードバックします。この巡回が、外部が入る価値の中心です。

現場の人は、自分のアイデアが「できるのか、できないのか」を判断できません。そこを即答できる人がその場にいるかどうかで、議論の密度がまったく変わります。最後に各グループ7〜8分で、マトリクスの全体像と「右上」のアイデアを重点的に発表してもらいました。

結果：37個のアイデアと、着手順

実際に出たアイデアは37個。うち33件を優先度別の4象限に分類し、施策名・対象職種・概要・実装イメージ・現状の課題まで書き込んだ一覧として、報告書にまとめてお渡ししました。

上位2つはどちらも「毎週発生していて、誰がやっても同じ結果になる作業」です。この条件に当てはまるものが、最初の着手先として最も外れません。

報告書に書いた2つの示唆

実施して終わりではなく、得られた示唆を報告書にまとめて提出します。このワークショップでは2つありました。

「AIツールを使えば即解決」ではなく、業務データの整備と仕組み化がセットで必要——ここを最初に分けておかないと、「やってみたけど進まない」が起きます。

示唆2：意欲はある。次に必要なのは「使い方」。参加者のアイデア出しは非常に能動的で、AIへの関心・意欲は十分にありました。次に埋めるべきは、「自分の業務で、どうプロンプトを打てばいいか」という実務レベルの情報です。概念の理解ではなく、手を動かす部分。この示唆を踏まえて、次のステップでは実際の業務課題を題材にした即興デモ形式が有効だと報告書に明記しました。

結論：AI推進担当者を軸に、開発と研修を並行させる

報告書の最後に書いた提案です。アイデアを実現するには「データ整備・システム連携」と「個人のAI活用スキル」の両面を埋める必要があります。そこで、社内にAI推進担当者を置き、その担当者を中心に2つのアプローチを同時に進めることを提案しました。

ワークショップの成果物は、アイデア一覧だけではありません。「次に何を、どういう体制でやるか」まで提案して、初めて入口として機能します。

ワークショップを最初の入口にする理由

3つ目が特に大きい要因です。社内だけで「AI活用を考える会議」を設定しようとすると、全員忙しいので永久に後回しになります。外部との予定として確定させてしまえば、その日は必ず全員が集まる。ワークショップの価値の半分は、この強制力にあります。

そして半日で、アイデア一覧と優先度マトリクスという一番面倒なアウトプットが手元に残ります。あとはSの上から着手するだけの状態になる——ここまでが、ワークショップという入口の役割です。

道具より、巡回して実現可能性を即答できる人がいるかの方が、成果を左右します。

ワークショップの後に社内でAIの話を続ける仕組みは、月1の社内AI勉強会にまとめています。発注先を選ぶ基準はAI活用ワークショップの選び方、推進担当になった方の動き方はAI推進をひとりで任された人が、最初にやるべきことをどうぞ。