Airtableが社内規程で通らなかったときの選択肢──セルフホストは「無料」ではない

Airtableは優れたツールですが、要件によっては最初から選べません。私たちも実案件で、社内規程の壁にぶつかって別の選択肢を提案したことがあります。

この記事は、Airtableの構築支援をしている立場から書く「Airtableが使えないときの話」です。実際に提案した代替案、そのときに見落としやすいコスト、そして私たち自身が「関与しない方がいい」と判断して降りた理由まで書きます。

通らないのは、たいていこの3つ

この3つに該当する場合、説得のコストをかけるより、別の道を検討した方が速いというのが実感です。

だから初回の商談では、セキュリティ要件（クラウド可否・セルフホスト要否）を先に聞くようにしています。ここが決まれば、その後の提案内容が構造的に決まるからです。3回目の打ち合わせで発覚すると、それまでの設計がすべて無駄になります。

最後の質問が一番効きます。審査プロセスが存在する会社では、現場の熱量だけでは進みません。

選択肢1：セルフホストできるノーコードDB（NocoDB / Baserow）

Airtableに近い操作感で、自社サーバーやクラウドに自前で構築できるノーコードデータベースがあります。代表的なのがNocoDBとBaserowです。データを完全に自社管理下に置けるので、国内保存要件もクリアできます。私たちも実際に、M365環境でAirtableが通らなかった案件でNocoDBを代替として提案しました。

実務上のポイントは1つです。法務レビューがある会社では、ライセンス条文を先に確認してもらう。「無料で使えるOSS」という説明で稟議を出すと、法務で止まって余計に時間がかかります。自社の内部利用に限るなら問題ないケースがほとんどですが、その前提を明示しておくべきです。

ライセンス費がゼロでも、無料ではない

ライセンス費はかからなくても、サーバー費・アップデート追従・バックアップ設計・障害対応が自社の仕事になります。月額のサーバー費だけを見て「Airtableより安い」と判断すると、運用工数を見落とします。

最後の行が実務では一番重くのしかかります。止まったときに電話できる相手がいないという状態を、組織として受け入れられるかどうかです。

特に見落とされるのがバージョンアップです。ソフトウェアは更新され続けます。更新を止めれば、既知の脆弱性を抱えたまま運用することになります。つまりセルフホストを選ぶということは、「社内に、このシステムを継続的に面倒見る人を置く」という意思決定です。ツールの選定ではなく、体制の意思決定だと考えた方が正確です。作った後に誰が直すのかという問題はAIで作った業務ツールは、半年後に誰が直すのかにも書きましたが、セルフホストではこれがより重い形で発生します。

②は特に重要です。検証段階でセルフホストを選ぶと、ツールの評価ではなくインフラ構築の評価になってしまいます。やりたいことが実現できるかを確かめたいなら、まずクラウド版の無料枠で試すべきです。

実際に私たちが「降りた」案件の話

代替案を提案した結果、私たち自身が「関与しない方がいい」と判断して降りた案件があります。ここも書いておきます。

金融機関系の投資会社の方から「真剣に考え始めたので、支援いただけるか相談させてほしい」という、これ以上ないほど明確な引き合いをいただきました。しかし論点はセキュリティで、M365環境・エンタープライズ要件のため、クラウドであるAirtableは通らない。そこでセルフホスト可能なNocoDBを代替として提案しました。

この経験から、私たちは「構築は請けられなくても、要件定義だけは請ける」という進め方を用意しています。相手が「真剣に考え始めた」状態のとき、調査そのものに価値があるからです。要件を整理した成果物をお渡しすれば、それを持って他社に相談できます。自社で構築まで請けられないと分かっている案件でも、ここまでは提供できるという線引きです。

これは発注する側にとっても示唆があります。「うちではできません」と言う会社に、要件定義だけを有償で依頼するという進め方は成立します。自社に合う選択肢を絞り込む作業自体に、専門家の時間を使う価値があるからです。

選択肢2：純正ツールの範囲内で組む

「M365やGoogle純正以外は禁止」という制約なら、その範囲内でAI活用を設計するのが最短です。実際、SharePointリストやGoogleスプレッドシートを土台に、AIで入力・集計・レポートを自動化する構成は十分に作れます。

データベースとしての使い勝手はAirtableに劣ります。しかし「使えないツールの理想形」より「使えるツールの現実解」の方が価値がある場面は多くあります。稟議も通りやすく、情シスの負担も増えません。

「苦手」の2行がAirtableの強みと重なる部分です。逆に言えば、リレーションが複雑でなく、件数もそこまで多くないなら、純正で十分に成立します。

選択肢3：そもそも移行しない

見落とされがちですが、今の仕組みを残したまま、面倒な部分だけをAIで自動化するという手もあります。Excelでの管理を続けながら、入力・転記・集計だけをなくす。移行に伴う設計・データクレンジング・教育のコストが丸ごと不要になります。ツールを変えずに、作業だけを減らすわけです。

移行が目的化していないか、一度確認してください。判断材料はExcelからAirtableへ移行する全手順にまとめています。移行しない判断の基準も、あわせて書いています。

4つの選択肢を並べて比べる

「導入の速さ」と「運用の担い手」の2行を先に見ることをおすすめします。ここで現実的に選べない選択肢が、たいてい1〜2個消えます。

判断の順番

この順で確認すると、選択肢が絞れます。逆順でやると手戻りします。

1から順に確認するのが重要です。3で「運用できる人がいない」と判明した時点で、セルフホストは検討対象から外れます。そこに気づかずに構成を設計すると、その作業はすべて無駄になります。

まとめ

私たちはAirtableの構築支援をしていますが、要件が合わない会社にAirtableを勧めることはありません。国内保存が必須ならセルフホストか純正の範囲内、運用担当がいないならセルフホストは選べない、作業量だけが問題なら移行しなくていい——制約から逆算すると、選ぶべき道はかなり絞られます。

そして、セルフホストは「無料」ではありません。ライセンス費がゼロになる代わりに、アップデート追従・バックアップ・障害対応という仕事が自社に移るだけです。しかもNocoDBのように、名称から受ける印象とは違って商用利用に制約のあるライセンスもあります。

判断を早くするコツは1つです。情シスに「クラウドは使えますか」と先に聞くこと。ここが決まれば、残りの選択肢は自動的に絞られます。